Treinamento para secretárias

Manter uma Clínica ou Consultório pode ser algo complexo. Não se trata apenas de executar um bom trabalho como profissional médico e pagar as contas em dia. É preciso manter todo o conjunto de atividades fluindo com tranquilidade e precisão, garantindo que o Médico tenha a segurança para trabalhar e fazer os recursos entrarem no seu negócio.

E é essa a importância das secretárias e recepcionistas para qualquer negócio que queira permanecer organizado e funcionando no dia-a-dia. Se o Médico é o motor da Clínica, o atendimento é a engrenagem que a mantém rodando. Elas são a porta de entrada e de saída das atividades da Clínica, lidando diretamente com pacientes, fornecedores e mesmo colegas profissionais de saúde.

Essas colaboradoras são essenciais para a gestão, administração do fluxo de informações, organização de documentos, lançamento de dados financeiros e controle de estoque. Para realizar tantas tarefas, elas precisam ter uma visão bastante abrangente de qualidades e habilidades pois, para todos os efeitos, elas são o primeiro contato do paciente com seu negócio. Por isso, a MedConsulting disponibiliza o que há de melhor e mais efetivo treinamento de secretárias e recepcionistas.

Metodologia do Treinamento

Nossa metodologia começa com um teste de perfil para que seja validada a aptidão da secretaria para o cargo. Após esta analise o Treinamento é construído de acordo com a necessidade da equipe de atendimento e assim o Treinamento fica personalizado. Entregamos ferramentas que ajudam as secretárias a seguirem os ensinamentos e colocar tudo em prática. Esta avaliação da secretária é importante pois se a mesma não se encaixa com os valores e as necessidades da Clínica, nenhum treinamento será o bastante para adequá-la. A ideia é sempre alocar as pessoas com os perfis mais adequados para as funções mais apropriadas para ela, e isso exige um filtro preciso já no momento do primeiro contato com a equipe.

No entanto, a melhor secretária do mundo não é capaz de exercer bem sua função se não houver organização e clareza no seu local de trabalho. Por isso, é importante que exista uma padronização nos processos e atividades dentro da Clínica, um roteiro de ação transparente e compreensível, para que o secretariado sempre saiba como proceder, onde encontrar o que precisa – em termos de material ou informações – e também gerir as atividades cotidianas da Clínica como um todo.

Por ser a porta de entrada e de saída da Clínica, a recepcionista precisa saber lidar com situações imprevistas, como pacientes insatisfeitos, problemas com fornecedores e outras condições conflituosas. Para lidar com isso, é preciso ter bem assimilado todos os processos da Clínica, como resolve-los e, acima de tudo, controle emocional. Esse controle garante a autonomia do atendimento e assegura que o Médico não será procurado para resolução de cada problema que surgir.

De fato, o controle emocional é uma das coisas mais importantes dessa função. Críticas necessariamente virão, e é preciso saber como lidar com elas e em como transforma-las em um feedback que seja útil para o negócio. Isso pode melhorar a adesão e a taxa de fidelização da Clínica, além de evitar equívocos similares futuros.

Com essas abordagens, é possível criar um corpo de atendimento que seja eficiente e, acima de tudo, agradável e receptivo para o público, fornecedores e parceiros. Quer saber como treinar sua secretaria e tornar sua Clínica ou Consultório ainda mais eficiente? Entre em contato com a MedConsulting e agende sua reunião.